توفير الوقت يساعد على النجاح

تقييم المقال
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

تنظيم أدراج المكتب,عندما تنجح في التخلص من كومة الأوراق والملفات التي كانت فوق مكتبك، عد بعد ذلك إلى أدراج المكتب الخاص بك لتنظيمها. من مشاهداتي أستطيع أن أقرر أن أدرج بعض المكاتب تتحول أحيانا إلى متاحف أو محلات لبيع الأشياء الرخيصة أو مخزن للأنتيكات. هناك علب المناديل الورقية، قطع من القماش، فوط ملابس رياضية، أدوات للأكل ومعلبات – وأحيانا لا أستطيع أن أتحقق من عدد معلبات الكاتشب الصغيرة الموجودة في أحد هذه الأدراج.

وهناك العديد من الكتب التي وضعت في هذه الأدراج منذ عقود، بالإضافة إلى بعض الملفات التي تخص صاحب المكتب السابق واضعين في الاعتبار أن شاغل المكتب حاليا يجلس على مكتبه هذا منذ عامين أو ثلاثة.
نعم كل منا قد يهمل في الترتيب وتنظيم أحد أدراج مكتبه. ولكن هل يجب أن يسود الإهمال وعدم الترتيب والتنظيم كل الأدراج؟

 

قم بترتيب درج خزانة الملفات الموجودة بمكتبك

هناك في معظم المكاتب درج خاص تم تصميمه لنحتفظ فيه بالملفات وأوراق أخرى، غير أن معظم الناس لا يستخدمون هذه الأدراج في الغرض الذي صممت من أجله. وهناك ثلاثة أسباب تكمن وراء ذلك:
1. إنهم يعلمون أنه في حالة وضعهم شيئا داخل هذا الدرج، فلن يعثروا بعد ذلك عليه أبدا.
2. إنهم يخشون من وضع أي ورقة أو ملف بعيدا عنهم حتى لا ينسون العمل الذي يجب عليهم أن يقوموا به.
3. الأدراج بالفعل مليئة ومعبأة على الحد الذي لا يسمح لها بإضافة المزيد.
تذكر
الناس يتركون الأشياء فوق مكاتبهم، كي تذكرهم بما يجب عليهم أن يقوموا به.
أستطيع أن أقول من واقع خبرتي أنه يمكن التخلص من ثمانين في المائة من الأوراق الموجودة داخل أدراج المكاتب الخاصة بمعظم الناس. فالقليل جدا من هذه الأوراق يحمل معلومات حديثة، أما بقية لمعلومات الأخرى فهي متوافرة في أماكن أخري في إطار مكان العمل أو داخل أجهزة الكمبيوتر. ومعظم هذه الأوراق مهملة دون النظر إليها لفترات طويلة جدا من الزمن وذلك لأن الأكثر أهمية من الأوراق والوثائق والسجلات يقوم الموظف بوضعها أمامه على مكتبه إلى الحد الذي يمكن فيه اعتبار الأوراق المحفوظة في الأدراج أوراق تاريخية تعود إلى العصر الجوراسي.
ويمكن ببذل القليل من الجهد أن تتخلص من الأشياء غير الضرورية الموجودة في هذا الدرج وبعد أن يتم تنظيفه وترتيبه يصبح جاهزا لاستيعاب الملفات والوثائق والسجلات المهمة التي كانت موضوعة فوق مكتبك دون تنظيم أو ترتيب. ويمكن لمعظم الناس أن يقوموا بهذه العملية في خلال ثلاثين دقيقة. وإليك الطريقة التي تتم بها:
1. افتح درج مكتبك، وأخرج أول ملف، وضعه فوق المكتب.
2. افحص كل الأوراق الموجودة في الملف ورقة. وفي حالة رغبتك في الاحتفاظ ببعض مستندات خاصة بها في الحال بحيث يتم التخلص مما عداها.
3. عد بعد ذلك لحافظة المستندات. أعد الأوراق الموجودة. في حافظة المستندات إلى الملف أو افتح لها ملفات جديدة حسبما تقتضي الضرورة.


دليل توفير الوقت

ضم مجموعة الأوراق المتعلقة ببعضها واجمعها بمشبك واحد، أما تلك الأكثر أهمية أو التي تعود إليها بشكل متكرر فيجب وضعها في مقدمة الملف. وكل ما عدا ذلك يتم وضعه في مؤخرة الملف.
إذا كانت ملفاتك غير صالحة أو متسخة فما عليك إلا إلقاؤها واستخدام ملفات جديدة.
افحص الملف التالي الموجود بدرج مكتبك. استمر في هذه العملية حتى تنتهي من فحص كل الملفات. ومع تفحص كل ملف ستكتشف أشياء يجب الانتهاء منها وتنفيذها وستكتشف أوراق موضوعة في غير الملفات التي يجب أن توضع فيها. أضف تلك الأشياء التي يجب تنفيذها إلى قائمتك خطة عملك الرئيسية واستمر على هذا المنوال. وعندما تجد أوراقا في غير ملفاتها الصحيحة قم بتصحيح الوضع، وضعها في ملفها المناسب أو افتح لها ملفا جديدا.
بعد أن تنتهي من تريب وتنظيم درج المكتب الخاص بالملفات. ستجد نفسك وقد احتفظت بعدد قليل فقط من هذه الملفات في حين أن باقي الملفات قد تم التخلص منها أو تمريرها لخص آخر أو إعادتها إلى قسم الملفات الرئيسية. والآن تجد نفسك وقد حصلت على درج به فراغ كبير يمكنك أن تضع فيه تلك الملفات والأوراق التي كانت من قبل فوق المكتب.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد